Gestão do tempo: o que é e como fazer?


Todos nós conhecemos alguém que parece ter mais do que 24 horas em seu relógio, que dão a sensação de que fazem coisas além do normal, que se envolvem em mais coisas que um ser humano convencional. A realidade é que essas pessoas possuem objetivos concretos, sabem o que precisam fazer, e entendem a importância da prioridade.

Saber gerenciar o tempo de maneira correta é o que leva muitas pessoas ao sucesso. Engana-se quem acha que a gestão do tempo é algo que deve ser feito só por aqueles profissionais atarefados, que vivem no escritório e estão sempre estressados pela falta de tempo.  

Bom, essas pessoas com certeza precisam disso. Mas a verdade é que a gestão do tempo pode e deve ser feita por qualquer um. É incrível a diferença que ela pode fazer na sua rotina do dia a dia. 


Pra começar precisamos entender o que é gestão do tempo


Gestão do tempo é saber gerir o tempo disponível com eficácia, definindo prioridades e organizando suas ações. É compreender a rotina, seja ela de trabalho ou estudo, e conseguir otimizar os processos. É organizar a vida de forma a controlá-la e evitar perdas de tempo.

É claro que colocar isso em prática nem sempre é fácil, e fica ainda mais difícil se você não contar com ferramentas para te ajudar. Afinal, nosso cérebro teria dificuldade em deixar tudo isso organizado e ainda se lembrar de outros compromissos e etc.

Pronto! Agora que sabemos o que é gestão do tempo e que precisamos de ferramentas para executá-la, que tal irmos a elas?


Ferramentas para uma boa gestão do tempo


1. Agenda

Se você tem muitos afazeres é quase impossível gerenciar o tempo sem uma agenda, seja ela de papel ou um aplicativo. 

Algumas pessoas dizem que a de papel traz o benefício de ser mais tátil, pois o fato de estar o tempo todo contigo também ajuda a lembrar dos compromissos. Mas há quem prefira os aplicativos de agenda, com notificações e tudo mais.

O importante é sempre ter uma para anotar as tarefas! Ah! E não se esqueça também de riscá-las quando completar, cada tarefa riscada serve de estímulo para o nosso cérebro continuar a completar as outras.

As agendas são ótimas, pois você consegue programar tanto as horas do seu dia de forma detalhada como eventos futuros.


2. Matriz GUT

A matriz GUT auxilia na priorização de resolução de problemas/tarefas. O objetivo é priorizar as ações de forma racional, levando em consideração a Gravidade, a Urgência e a Tendência do fenômeno, permitindo escolher a ação mais importante.

Pela sua eficiência ela é bastante usada na gestão de tarefas das empresas. Mas nada impede que ela seja incorporada no dia a dia. Ela é recomendada quando o número de afazeres é maior e/ou para quem tem dificuldade em definir prioridades. 

Funciona assim:

  • Liste todas as tarefas que você precisa fazer (não se prenda a tarefas diárias, aqui vale também aquelas que serão feitas a médio e longo prazo).
  • Feito isso, faça 3 colunas na frente das tarefas; uma de gravidade, uma de urgência e outra de tendência.
  • Atribua nota a essas tarefas em cada coluna (de 1 a 5, sendo 1 pouco importante e 5 muito importante).
  • E depois multiplique os números de cada tarefa.

Assim, você deve começar pela tarefa que tiver a nota mais alta e seguir em ordem decrescente. Essa é uma das melhores ferramentas para quem, assim como eu, sofre com a indecisão do que fazer primeiro.


3. Técnica Pomodoro

Essa não é bem uma ferramenta, mas também vai te ajudar bastante. É difícil encontrar quem se interesse pelo assunto de produtividade e gestão do tempo e não tenha ouvido falar dessa técnica, não é mesmo?

Ela estimula a organização das tarefas em ciclos regulares de tempo. Ao final de cada ciclo, é preciso fazer um período de intervalo. 

Você deve estar se perguntando, como posso ser mais produtivo tirando intervalos de descanso?

O segredo é esse! A técnica se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Então, após fazer as pausas o seu cérebro estará mais focado.

Funciona assim: 

  • Faça uma lista de tarefas.
  • Programe um despertador em 25 minutos.
  • Escolha uma tarefa e trabalhe nela sem interrupções (não vale checar o Whatsapp e nem o Facebook hein?).
  • Quando o despertador tocar descanse 5 minutos (se levante, beba uma água, se alongue, caminhe, qualquer coisa vale para relaxar).
  • Após a pausa retome as tarefas por mais um pomodoro (25 minutos).
  • A cada 4 pomodoros faça uma pausa maior – 30 minutos.

Viu como é fácil? Essa técnica prova que não é preciso viver na correria para realizar bem suas tarefas. Até porque, para que você de fato as realize bem, seu cérebro necessita estar descansado, só assim você conseguirá se concentrar 100% no que está fazendo. 


Para quem é o processo de gestão do tempo?


Qualquer indivíduo pode se valer dos benefícios que a gestão do tempo traz, basta apenas estar disposto e colocar em prática. As ferramentas que eu citei aqui, por exemplo, podem ser usadas nos estudos, rotina de casa e também nas empresas – principalmente as micro e pequenas – onde geralmente é o próprio empresário quem faz tudo, nesses casos elas são essenciais.

Imagine você um empreendedor que além de realizar as tarefas que o seu negócio demanda, ele ainda precisa fazer depósitos, pagar contas e mais várias outras coisas que a vida adulta nos obriga. Ou mesmo um estudante, com várias obrigações da faculdade. 

A técnica pomodoro, por exemplo, é uma das mais usadas nos estudos. E não só isso, com a correria do dia a dia o conhecimento de ferramentas e técnicas como essas são um diferencial para um profissional focado. 

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Ah! Aproveite também para ler mais sobre produtividade, neste artigo falamos de aplicativos que vão te tornar mais produtivo e um verdadeiro mago da gestão do tempo. 


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